专业背景与知识最好具有工程管理、土木工程或相关专业背景。对工程建设的基本流程，包括项目立项、设计、施工、竣工验收等环节要有一定的了解。例如，应知道在施工阶段需要重点收集施工组织设计、施工技术交底、质量检验记录等资料。
熟悉工程资料的分类，像工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等不同类型的资料都要能区分。并且了解各类资料包含的具体内容，如施工文件中施工物资资料包括原材料、构配件的质量证明文件等。
掌握基本的工程质量验收标准，如建筑工程质量验收统一标准，能够根据标准要求收集和整理合格的验收资料。
技能要求熟练使用办公软件，如 Microsoft Word、Excel 和 PowerPoint。Word 用于编写各类工程文档，如施工方案、工程报告等；Excel 主要用于制作资料台账，像材料进场台账、设备清单等；PowerPoint 用于制作工程汇报材料。
会使用档案管理软件。能够利用软件对工程资料进行有效的分类、存储、检索和备份。例如，一些档案管理软件可以自动生成资料索引，方便资料员快速查找所需文件。
具备一定的图纸阅读能力，能够读懂建筑、结构、给排水、电气等专业图纸。因为很多工程资料的内容与图纸紧密相关，比如在整理隐蔽工程验收资料时，需要参照建筑和结构图纸确定隐蔽部位的具体信息。
工作态度与责任心工作认真细致，工程资料工作涉及大量的数据、文件核对，需要确保每份资料的准确性。例如，在检查工程质量检验批记录时，要仔细核对检验项目、数据、签字盖章等内容。
有较强的责任心，工程资料的完整性对工程的顺利进行和后续维护等工作至关重要。资料员要保证资料无遗漏，且能够及时更新资料。如在工程变更后，及时更新相应的设计变更文件和施工记录。
沟通能力能够与工程团队内部人员良好沟通。包括与项目经理、技术人员、施工人员等沟通，及时获取工程进度信息，收集相关资料。例如，和施工人员沟通获取每日的施工日志等原始记录。
可以和外部单位（如建设单位、监理单位）进行有效沟通。在资料报验、审核等过程中，能够理解并满足对方的要求。如按照监理单位的要求及时补充或修改报验资料。