职位描述
一、对外联络方面
- 访客接待：行政专员负责接待公司来访的客人。从客人预约访问开始，就需要与访客沟通访问时间、来访事由、随行人数等信息。当访客到达公司时，要以热情、专业的态度迎接，引导他们到指定的接待区域或会议室，并提供茶水等服务。在接待过程中，还要做好访客登记工作，包括姓名、单位、联系方式等，这有助于公司建立良好的对外形象以及进行后续的信息跟踪。
- 与外部机构合作沟通：行政专员会与各类外部机构打交道，如办公用品供应商、办公设备维修商、保洁公司、绿植租赁公司等。需要与这些机构协商合作细节，比如在和办公用品供应商谈判时，要比较不同供应商的产品质量、价格、交货期等因素，签订合作合同，并且在合作期间监督对方的服务质量，及时处理出现的问题。如果供应商提供的办公用品质量不符合要求，行政专员就要负责与供应商沟通退换货事宜。
二、行政费用管理方面
- 预算编制与监控：行政专员需要参与行政费用预算的编制。这要求对公司日常行政支出有清晰的了解，包括办公用品费用、办公设备购置与维修费用、水电费、物业费、通讯费等。在编制预算时，要根据以往的支出情况和公司的发展规划，合理预估各项费用。例如，若公司预计下一年度员工人数会增加，那么在办公用品预算中就要相应地提高采购金额。在预算执行过程中，要密切监控费用的支出情况，每月或每季度对行政费用进行统计分析，及时发现费用超支的项目，并采取措施进行控制。
- 费用报销审核：负责审核公司内部行政相关的费用报销。在审核过程中，要确保报销的费用符合公司的财务政策和相关规定。比如，检查员工提交的办公用品发票是否真实有效，购买的物品是否为公司业务所需，报销的金额是否合理等。对于不符合规定的报销申请，要及时与员工沟通并要求补充或更正。
三、行政流程优化与制度执行方面
- 制度建设与更新：行政专员需要协助建立和完善公司的行政管理制度。例如，随着公司业务的发展和办公方式的变化，对原有的文件管理制度进行更新，明确电子文件的存储和备份方式，制定新的文件保密级别和相应的访问权限规定。在制度建设过程中，要充分考虑公司的实际情况和员工的工作需求，确保制度的合理性和可操作性。
- 流程优化：不断审视行政工作流程，寻找可以优化的环节。比如，以往公司的办公用品采购流程可能比较繁琐，需要员工填写纸质申请单，经过多层审批后再由行政专员统一采购。可以通过引入办公自动化软件，让员工在软件上提交申请，审批流程可以自动流转，这样不仅提高了工作效率，还能方便行政专员对采购申请进行集中管理和统计分析。同时，行政专员还要负责对新流程进行培训和推广，确保员工能够正确使用。
以担保或任何理由索取财物，扣押证照，均涉嫌违法，请提高警惕